Суббота, 20.01.2018, 23:49
Главная Регистрация RSS
Приветствую Вас, Гость
Меню сайта
Социальные сети
понравился сайт порекомендуй его своим друзьям
ВКонтакте
Одноклассники Нравится Мой Мир Нравится FaceBook
Форма входа
Травы башкирии
Онлайн магазин травы Башкирии
География
Счёт
1
2
3 Яндекс.Метрика
Главная » 2012 » Март » 9 » Выступление на расширенном заседании коллегии 29 февраля 2012 года
02:00
Выступление на расширенном заседании коллегии 29 февраля 2012 года

Выступление на расширенном заседании коллегии 29 февраля 2012 года

заместителя начальника административного отдела Г.П. Гагиной

«О состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины» 

 

 

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться.

По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами.

Так что практически все работники в той или иной степени занимаются делопроизводством.

 

Остановимся вначале на этапе создания документов.

 

Группой делопроизводства и архива административного отдела проанализирована деятельность структурных подразделений Башкортостанстата по подготовке документов.

К сожалению, сохраняется тенденция ухудшения качества подготовки документов, как по содержанию, так и по оформлению. В частности, продолжают встречаться орфографические и стилистические ошибки, неправильное указание наименований, фамилий, имен, отчеств и другие неточности, что создает отрицательное впечатление об отношении к процессу подготовки документов со стороны отдельных исполнителей.

А ведь грамотно подготовленный документ, если хотите, тоже показатель качества нашей работы.  

В целях повышения качества подготовки документов предлагается усилить контроль начальников отделов и ответственных за делопроизводство в центральном аппарате и в отделах госстатистики в районах и городах и их подразделениях за выполнение такой работы.

 

Также считаю не лишним напомнить еще раз об использования бланков писем отделами госстатистики в районах и городах.

 

Следует строго придерживаться утвержденного в Башкортостанстате порядка в использовании бланков писем. Образцы бланков писем утверждаются руководителем Башкортостанстата и использовать в работе необходимо бланки только установленного образца.

Бланки нужно копировать, сканировать их нельзя, так как будет искажена текстовая часть на башкирском языке, что недопустимо.

Для отправки писем по электронной почте необходимо использовать специальные бланки (они у Вас у всех есть – это бланк письма для отправки по электронной почте).

 

О номенклатуре дел

 

Номенклатура дел является локальным нормативным документом, обязательным для исполнения всеми без исключения работниками. Ее значение трудно переоценить. Прежде всего, с ее помощью обеспечивается порядок при систематизации управленческих документов и формировании дел. Кроме того, составляя номенклатуру дел, намечаются ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов. Номенклатура дел применяется и при построении информационно-поисковой системы по документам организации, поэтому при регистрации документов в регистрационный индекс включают индекс дела по номенклатуре. 

Номенклатура дел является одним из основных инструментов организации делопроизводства. Но чтобы им действительно стать, номенклатура должна отвечать определенным требованиям.

 В отделах госстатистики в районах и городах и их подразделениях при составлении номенклатуры дел отдела (подразделения) необходимо руководствоваться указаниями по применению примерной номенклатуры дел отделов и подразделений государственной статистики в районах и городах (утверждена приказом Башкортостанстата  от 27 декабря 2010 года № 280-ОД) и перечнем дел, которые обязательно должны быть заведены в отделе (подразделении) госстатистики в районе (городе). Эти документы до Вас доведены.  

На их основе составляется конкретная номенклатура дел. Она должна отражать всю документацию, образующуюся в деятельности отдела и подразделения государственной статистики. При этом не следует механически переносить в нее дела, которые в данном отделе (подразделении) не образуются. Вместо одного дела, предусмотренного в примерной номенклатуре дел, могут быть заведены несколько самостоятельных дел в конкретной номенклатуре.

 

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «материалы» и т.п.).

 

В случае, когда создание, хранение и использование документов при внутренней деятельности должно осуществляться в форме электронных документов в графе номенклатуры дел «Примечание» должна быть оформлена отметка о том, что документ - «В электронном виде».

Делать копии на бумажном носителе в этом случае нет необходимости.

Эти документы хранятся в электронном виде.

Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы.

 

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела. Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, то есть документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.

Все дела необходимо заводить строго в соответствии с номенклатурой дел, наименования дел должны точно соответствовать указанным делам в номенклатуре (индекс дела, заголовок, срок хранения и номер статьи по перечню). Для переходящих дел индекс сохраняется.

 

Сроки хранения дел при составлении номенклатуры дел отдела (подразделения) определять в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, и «Перечнем документов ЦСУ СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов» М., 1986.

Перечень  ЦСУ СССР применяется до утверждения нового перечня документов Росстата с указанием сроков хранения. 

 

Конкретная номенклатура дел отдела, подразделения государственной статистики печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в архивный отдел администрации города (района) по месту их нахождения, после согласования утверждается начальником отдела государственной статистики и вводится в действие с 01 января того года, на который она составлена.

И не нужно забывать по окончании делопроизводственного года заполнять таблицу в конце номенклатуры дел отдела (подразделения) о количестве заведенных в отделе (подразделении) дел. 

 

О ведении дел с пометкой «ДСП»

 

Хранение, состояние и ведение дел с пометкой «Для служебного пользования» следует вести в соответствии с требованиями Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, утв. приказом Росстата от 31 января 2011 года № 24.

Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Федеральной службе государственной статистики, в ее территориальных органах.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росстата и его территориальных органов, неопубликованная в установленном порядке, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка «Для служебного пользования».

Руководители структурных подразделений Башкортостанстата и ответственные, назначенные приказами,  несут ответственность за обеспечение правильного ведения учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также за соблюдение требований вышеуказанной инструкции.

Еще раз напомню, что все, без исключения, работники должны быть ознакомлены под роспись с нормативными документами «ДСП».

Не разрешается хранение носителей сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в ящиках столов и других, не предназначенных для этого местах.

Согласно Инструкции документы с пометкой «ДСП» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).  

В отделе (подразделении) должны быть заведены:

- Журнал учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (срок хранения ДМН, ст. 261 а, ДСП не менее 10 лет);

- Журнал учета подготовленных документов с пометкой «ДСП» (срок хранения ДМН, ст. 261 а, ДСП не менее 10 лет);

- Журнал учета машинных носителей информации (срок хранения ДМН, ст. 261 б, ДСП не менее 10 лет). – для документов, представляемых на электронных носителях.

Тип носителя (гр.4 журнала) – это или CD, DVD – диски или флэш-память; вид носителя (гр. 3 журнала) – это съемный или несъемный носитель (жесткий диск).     

- Дело «Документы (приказы, постановления, инструкции) с пометкой «ДСП» (срок хранения ДМН, ст. 19 а, ДСП не менее 10 лет), в деле обязательно должна быть внутренняя опись документов;

- Для переписки с пометкой «ДСП» (при наличии в отделе, подразделении) дело «Переписка с предприятиями и организациями с пометкой «Для служебного пользования» (срок хранения 5 лет ЭПК, ст. 35), в деле обязательно должна быть внутренняя опись документов.

Для учета съемных машинных носителей информации на магнитной или оптической основе (CD, DVD – дисков и флэш-памяти), имеющихся в отделе (подразделении), должен быть заведен «Журнал учета съемных машинных носителей информации на магнитной или оптической основе» (5 лет, ст. 260 а ТП).

Обращаю Ваше внимание, что категорически запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» по каналам факсимильной связи и средствами электронной почты.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами и машинными носителями, содержащими такую информацию государственный гражданский служащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

 

О работе с обращениями граждан

 

Ежеквартально службой делопроизводства и архива составляется отчет по работе с обращениями граждан, который представляется в Правительство Республики Башкортостан и в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе.

К работе с обращениями граждан в системе Башкортостанстата в 2011 году было привлечено 79 работников, письменных обращений поступило 1580, принято на личном приеме руководителем Башкортостанстата и его заместителями 10 граждан, руководителями структурных подразделений 285, принято окончательных решений 1580. 

Приказом Минэкономразвития России от 14 октября 2011 года № 569 утвержден «Административный регламент Федеральной службы государственной статистики по предоставлению государственной услуги по организации приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок».

Регламент размещен на официальном сайте Росстата.

В работе с обращениями граждан следует придерживаться положений этого регламента.

Образцы карточки личного приема граждан и заявления гражданина будут до Вас доведены. 

 

О новой Инструкции по делопроизводству

 

В настоящее время Росстат на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 и устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти) и с учетом условий и специфики нашей деятельности разработал проект Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики.

Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата и территориальных органов Росстата документов.

После всех согласований, когда Инструкция будет утверждена, мы ее доведем до Вас.

До этого продолжаем руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Республике Башкортостан, утвержденной приказом Башкортостанстата от 12 марта 2009 года № 29.

 

Категория: Новости Башкортостана | Просмотров: 1380 | Добавил: IiIKOTIiI | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Имя *:
Email *:
Код *: